Papierowe teczki coraz częściej ustępują miejsca elektronicznym aktom osobowym. To nic dziwnego – cyfryzacja dokumentacji pozwala firmom zaoszczędzić czas, zmniejszyć koszty archiwizacji i zapewnia szybki dostęp do danych w dowolnym momencie. Zamiast przeszukiwać segregatory, wystarczy tylko kilka kliknięć. Ale wraz z tą wygodą pojawia się też odpowiedzialność. Pytanie brzmi, jak zadbać, by e-teczki były zgodne z RODO i w pełni bezpieczne?
Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych akt osobowych — z tą różnicą, że wszystkie umowy, aneksy, zaświadczenia, ewidencje czasu pracy czy listy płac są przechowywane w bezpiecznym środowisku online, a nie w papierowych segregatorach. Dla działu HR oznacza to koniec z przeszukiwaniem szaf i teczek w poszukiwaniu jednego dokumentu oraz możliwość szybkiego udostępnienia danych w razie potrzeby np. podczas kontroli lub na wniosek pracownika.
Od 2019 roku przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to pełną digitalizację procesów kadrowych: dokumenty mogą być tworzone, podpisywane, przekazywane i archiwizowane online zgodnie z obowiązującymi terminami ustawowymi. Taki model nie tylko ułatwia pracę zespołom HR, ale też zwiększa bezpieczeństwo danych i transparentność wobec pracowników.
E-teczki a RODO – co warto wiedzieć
RODO nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Dlatego należy zadbać o poniższe aspekty:
- poufność – dostęp tylko dla osób uprawnionych,
- integralność – brak możliwości nieautoryzowanej zmiany danych,
- dostępność – możliwość odzyskania danych w razie awarii.
W kontekście systemów HR Tech należy pamiętać o kilku potencjalnych zagrożeniach. Można wymienić co najmniej kilka: zbyt szerokie uprawnienia, brak kontroli wersji dokumentów, słabe hasła lub brak szyfrowania danych. Każdy z tych elementów może prowadzić do naruszenia RODO.
Dlatego tak ważny jest dobór odpowiedniego systemu HRM, który wspiera nie tylko efektywność, ale i bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Jak wybrać system HRM zgodny z RODO
Nie każdy system HR Tech automatycznie spełnia wymogi prawne. Wybierając rozwiązanie do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, warto zwrócić uwagę na:
- Certyfikaty bezpieczeństwa – np. ISO 27001 lub ISO 27701, potwierdzające zgodność z międzynarodowymi standardami ochrony danych.
- Szyfrowanie i autoryzacja – system powinien szyfrować dane zarówno w spoczynku, jak i w transmisji oraz umożliwiać logowanie dwuskładnikowe.
- Automatyczne zarządzanie retencją – funkcja usuwania dokumentów po ustawowym czasie (np. 10 lat) chroni firmę przed niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
- Rejestr działań użytkowników – pozwala na audyt dostępu i pełną transparentność.
Nowoczesne systemy HRM pozwalają prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą w pełni zgodnie z RODO – automatyzują nadawanie uprawnień, kontrolują terminy przechowywania akt i zapewniają bezpieczne repozytorium danych.
Jak przygotować firmę do przejścia z papierowych teczek na e-teczki?
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to proces, który wymaga planu. Od czego zatem warto zacząć?
Zrób audyt dokumentacji papierowej
Zacznij od zmapowania tego, co już masz. Sprawdź, jakie dane i dokumenty przechowujesz, w jakiej formie i jak długo powinny być archiwizowane. Ten etap to nie tylko porządkowanie segregatorów – to moment, w którym często wychodzą na jaw nieaktualne lub zdublowane dane. Dobrze przeprowadzony audyt to solidny fundament pod bezpieczną migrację.
Wybierz system HRM, który daje poczucie bezpieczeństwa
Nie chodzi tylko o funkcje, ale o zaufanie. Szukaj rozwiązania, które posiada certyfikaty bezpieczeństwa, szyfrowanie danych i wsparcie wdrożeniowe. Zwróć uwagę, czy system integruje się z Twoim oprogramowaniem kadrowo-płacowym i modułem ewidencji czasu pracy – to ułatwi codzienną obsługę i zapewni spójność danych.
Zaplanuj migrację danych
Przeniesienie dokumentów do systemu HRM to proces, który wymaga precyzji i zgodności z RODO. Najlepiej powierzyć go partnerowi technologicznemu, który zadba o bezpieczne szyfrowanie danych i pełną zgodność z procedurami. Dobrze przygotowany plan migracji minimalizuje ryzyko błędów i pozwala zachować ciągłość pracy działu HR.
Przeprowadź szkolenia dla zespołu HR
Nowy system to nowe nawyki. Upewnij się, że zespół wie, jak nadawać uprawnienia, ustawiać poziomy dostępu i dbać o bezpieczeństwo danych. Krótkie szkolenie lub sesja onboardingowa często wystarczy, by pracownicy czuli się pewnie w nowym środowisku cyfrowym.
Ustal zasady dostępu i retencji danych
Na koniec opracuj jasną politykę: kto może przeglądać, edytować i usuwać dokumenty oraz jak długo mają być przechowywane. Dobrze skonfigurowany system HRM zrobi to za Ciebie – automatycznie przypomni o kończących się terminach archiwizacji i zadba o zgodność z przepisami.
Korzyści z e-teczek w organizacji
Firmy, które zrezygnowały z papierowych teczek mogą liczyć na:
- oszczędność czasu w pracy zespołu HR,
- większą transparentność wobec pracowników,
- łatwiejsze raportowanie ESG (paperless = mniejszy ślad węglowy),
- i lepsze przygotowanie do audytów czy kontroli PIP.
E-teczki a RODO w pigułce
lektroniczna dokumentacja pracownicza pozwala nie tylko zyskać kontrolę nad danymi i uprościć codzienną pracę działu kadr, ale też realnie zmniejszyć ryzyko naruszeń RODO. Dobrze zaprojektowany system HRM automatycznie pilnuje terminów przechowywania akt, ogranicza dostęp do wrażliwych danych i zapewnia pełną audytowalność działań.
Przeczytaj również: