Czy produktywność w pracy przez osiem godzin dziennie jest możliwa? Gdyby tak było, pewnie ten artykuł by nie powstał. A dane nie kłamią. Jak pokazują różne badania, w tym VoucherCloud, przeciętny pracownik spędza zaledwie 2,5 do 3 godzin dziennie na naprawdę skoncentrowanej, wartościowej pracy. Reszta czasu to maile, spotkania, wiadomości na Teamsach, sprawdzanie skrzynki, rozmowy, zadania poboczne, obowiązki ad hoc albo… przewijanie internetu.
Ale czy to znaczy, że jesteśmy leniwi, niezaangażowani, że „się nie chce”? Niekoniecznie. To raczej sygnał, że nasze środowisko pracy i sposób organizacji zadań nie zawsze sprzyjają prawdziwej koncentracji. A to właśnie skupienie i umiejętność pracy głębokiej są ważne w kontekście naszej produktywności w pracy.
Czym jest prawdziwa produktywność w pracy?
Produktywność w pracy to nie liczba wykonanych zadań, tylko jakość i wartość pracy, którą wykonujemy w określonym czasie. To także zdolność do świadomego zarządzania własną energią i skupieniem a nie próba „zmieszczenia” wszystkiego w kalendarzu za wszelką cenę.
Pozostała część artykułu znajduje się pod materiałem wideo:
6 sposobów na produktywność w pracy
Poniżej znajdziesz sprawdzone sposoby, które pomagają podnieść produktywność w pracy.
1. Zaplanuj mniej, zrób więcej – zarządzaj energią, nie tylko czasem
Zamiast wypychać kalendarz do granic możliwości, zadaj sobie (lub swojemu zespołowi) pytanie:
„Na co dzisiaj naprawdę mam przestrzeń i zasoby?”
Nie każdy dzień jest produktywny i to jest OK. Tzw. pulse check, czyli szybkie sprawdzenie własnej formy mentalnej i poznawczej rano pozwala dobrać realne cele do aktualnych możliwości.
Przykład: Jeśli masz dzień „na 60%”, zrób zadania, które są ważne, ale nie wymagają maksymalnej koncentracji. Odłóż kreatywną burzę mózgów na moment, gdy wrócisz do pełnej formy.
2. Blokuj czas na pracę głęboką
W środowiskach hybrydowych i otwartych biurach króluje tzw. multitasking. Niestety multitasking to mit. Przełączanie się między zadaniami kosztuje mózg więcej energii niż wykonanie jednego zadania od A do Z.
Tutaj rozwiązaniem jest technika time-blockingu. To nic innego jak zablokowanie 1–2 godzin dziennie w kalendarzu na konkretną, wymagającą pracę. W tym czasie ważne jest, żeby unikać spotkań, wyłączyć powiadomienia i nie odbierać połączeń telefonicznych.
Dobrze działa, gdy zespół uznaje te „bloki” za święte. Warto więc ustalić to wspólnie z przełożonym lub wewnątrz zespołu.
3. Zrób sobie przerwę…
Nie jesteśmy maszynami. Mózg nie działa w trybie turbo przez pełne 8 godzin. Dlatego przerwy to ważny element produktywności w pracy. Bez nich mózg przegrzewa się, traci zdolność do logicznego myślenia i podejmowania decyzji.
Co warto wypróbować? Stosuj przerwy co 60–90 minut, minimum 5–10 minut. Odstaw telefon, wstań, rozprostuj nogi i ręce, wyjrzyj przez okno, złap głęboki oddech i zrób sobie krótki spacer po biurze lub po home office.
Ciekawostka!
Badania pokazują, że nawet krótki spacer lub kontakt z naturą zwiększa zdolność skupienia i kreatywnego myślenia.
4. Technika Pomodoro – klasyk, który wciąż działa
To prosta metoda. Przez 25 minut wykonujesz intensywną pracy, a następnie robisz sobie 5 minut przerwy. Po 4 takich cyklach zaplanuj dłuższą przerwę. Ta technika działa świetnie, gdy:
- masz problem z rozpoczęciem zadania,
- odkładasz trudne rzeczy na potem,
- łatwo się rozpraszasz.
Jest wiele rozwiązań technologicznych, które pomogą Ci zachować dyscyplinę. Sprawdź aplikacje, takie jak: Forest, Focus Keeper czy TomatoTimer.
5. Rozmawiaj z przełożonym o przeciążeniu i priorytetach
Czasem produktywność w pracy się zmniejsza nie dlatego, że „nie ogarniasz”, tylko dlatego, że masz zbyt dużo na głowie albo nie wiesz, co naprawdę jest priorytetem.
Warto co jakiś czas porozmawiać z liderem:
- „Które zadania są teraz najważniejsze?”
- „Z czego mogę zrezygnować, żeby zrobić X lepiej?”
- „Czy mogę mieć 2 godziny tygodniowo bez spotkań?”
Pracownicy, którzy czują się wysłuchani i wspierani, są bardziej zaangażowani i skupieni. Warto o to dbać nie tylko w rozmowach 1:1, ale i podczas krótkich pulsów zespołowych.
6. Zamień to-do listę na „done list” i doceniaj postępy
Zamiast niekończącej się listy zadań, którą trudno „odhaczyć”, spróbuj robić sobie wieczorem lub tygodniowo listę rzeczy zrobionych, nawet tych drobnych.
Taki dziennik odhaczonych zadań pokazuje, że coś jednak posuwa się do przodu. Z to z kolei buduje motywację i poczucie skuteczności.
Produktywność w pracy nie jest celem samym w sobie
To, co naprawdę się liczy, to zdrowa równowaga między czasem produktywności i odpoczynku. Produktywność w pracy nie polega na byciu zajętym, tylko na robieniu właściwych rzeczy, we właściwym czasie, w zgodzie z własnym rytmem i zasobami. W środowiskach zorientowanych na człowieka, takie podejście do produktywności to element kultury pracy. A więc coś, co leży w interesie nie tylko pracowników, ale i całej organizacji.
Przeczytaj również: