25 września 2024 roku weszła w życie Ustawa o ochronie sygnalistów, która zmienia funkcjonowanie organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Przepisy ustawy obejmują zarówno sektor prywatny, jak i publiczny, a jej celem jest stworzenie bezpiecznych warunków dla osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Ustawa pozwala nie tylko chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi, ale także zapewnia anonimowość i wsparcie.
Sygnalista – kto to jest?
Sygnalista (z ang. whistleblower) to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, działania niezgodne z prawem lub standardami etycznymi, a które występują w związku z pracą. Może to dotyczyć zarówno naruszeń w obrębie procedur wewnętrznych organizacji, jak i łamania przepisów prawa, korupcji czy zagrożenia dla życia, bezpieczeństwa pracowników lub środowiska.
Rola sygnalisty w organizacji
Sygnaliści działają w dobrej wierze w oparciu o swoje obserwacje lub dostępne informacje. Ich działania mają przede wszystkim charakter prewencyjny – odpowiednio wczesna identyfikacja problemu pozwala organizacjom minimalizować zagrożenia lub zapobiegać eskalacji problemu.
Pozostała część artykułu znajduje się pod materiałem wideo:
Warto zaznaczyć, że sygnaliści, informując o oszustwach lub nieprawidłowościach, potencjalnie narażają się na ryzyko osobiste. Dlatego jednym z kluczowych celów ustawy jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości, tak aby nie ponosiły one żadnych negatywnych konsekwencji swoich działań.
Jakie są prawa sygnalistów?
Zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r., osoby zgłaszające naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą są objęte szeregiem praw mających na celu ich ochronę i wsparcie. Kluczowe z nich to:
- Ochrona przed odwetem
Pracodawca nie może podejmować działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na sytuację zawodową sygnalisty – zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy utrudnianie awansu są prawnie zabronione. To kluczowy element wspierający odwagę w zgłaszaniu problemów. - Zachowanie poufności
Tożsamość sygnalisty jest chroniona, co oznacza, że informacje umożliwiające jego identyfikację nie mogą być ujawniane bez jego zgody, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie. - Różne ścieżki zgłaszania problemów
Osoby zgłaszające mają możliwość skorzystania z procedur wewnętrznych w swojej organizacji lub zgłoszenia zewnętrznego do instytucji publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Dzięki temu mogą wybrać najbezpieczniejszy dla siebie sposób działania. - Prawo do uzyskania informacji o podjętych działaniach Sygnalista ma prawo otrzymywać informacje o działaniach podjętych w związku z jego zgłoszeniem.
- Wsparcie prawne
Ustawa przewiduje możliwość skorzystania z pomocy prawnej. Ten zapis ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa psychologicznego sygnalisty oraz budowanie zaufania do procedury zgłoszeń.
Jakie obowiązki pracodawców wynikają z Ustawy o sygnalistach?
Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (bez względu na rodzaj zawartej z nimi umowy cywilno-prawnej) do przygotowania i wdrożenia procedury zgłoszeń. Procedura powinna zawierać szczegóły dotyczące ścieżki przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz udostępnić takie kanały komunikacji, które umożliwią anonimowe zgłoszenie zaobserwowanych nieprawidłowości. Następnie zgłoszenia należy zamieścić w odpowiednim rejestrze zgłoszeń, co pozwoli śledzić postępy w sprawie.
Jakie nieprawidłowości może zgłosić sygnalista?
- Złamanie przepisów prawa (np. pranie pieniędzy w ramach działań organizacji, zmowy cenowe);
- Korupcja i nadużycia finansowe (wręczanie lub przyjmowanie łapówek przez pracowników firmy);
- Zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników (zatajanie wypadków przy pracy lub brak zgłaszania ich odpowiednim instytucjom czy też brak odpowiednich szkoleń BHP, niesprawny sprzęt ochronny);
- Niewłaściwe traktowanie pracowników (mobbing, zastraszanie lub dyskryminacja w miejscu pracy);
- Zagrożenie dla środowiska (nielegalne składowanie odpadów przemysłowych, zrzuty toksycznych substancji do wód lub gleby);
- Manipulacje wewnętrzne (fałszowanie wyników finansowych w celu wprowadzenia w błąd udziałowców);
- Nieprzestrzeganie regulacji przewidzianych dla danego sektora (np. fałszowanie dokumentacji pacjentów w sektorze medycznym lub niewłaściwa weryfikacja klientów w ramach procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w sektorze bankowym);
- Naruszenia ochrony danych osobowych (udostępnianie danych klientów bez ich zgody).
Jak zarządzać nieprawidłowościami w organizacji?
Skuteczne zarządzanie nieprawidłowościami w organizacji wymaga narzędzi, które są nie tylko funkcjonalne, ale również intuicyjne w obsłudze. Dobrym przykładem jest nowa opcja w systemie HR Panorama, która pozwala na szybkie działanie w odpowiedzi na zgłoszenia pracowników.
Jak to działa?
- Zgłaszanie nieprawidłowości. Pracownik może w prosty sposób opisać problem, określić miejsce jego wystąpienia i ustalić priorytet działania.
- Przypisanie odpowiedzialności. Każde zgłoszenie trafia do właściwej osoby, która odpowiada za działania naprawcze, co eliminuje chaos w zarządzaniu.
- Monitorowanie postępów. Bieżące śledzenie statusu zgłoszeń w systemie zapewnia pełną kontrolę nad procesem, aż do jego rozwiązania.
Dodatkowym atutem systemu HR Panorama jest możliwość zarządzania zgłoszeniami przy użyciu metody kanban. Tablica pozwala zwizualizować postępy prac w przejrzysty sposób, wspierając organizację w utrzymaniu porządku i przejrzystości działania.
Zgłaszanie nieprawidłowości za pomocą tego systemu gwarantuje także pełne bezpieczeństwo i poufność, dzięki czemu pracownicy nie muszą obawiać się o ujawnienie swojej tożsamości. To z kolei buduje atmosferę zaufania w organizacji. Ale to nie jedyne atuty tego rozwiązania! Szybka reakcja i minimalizacja potencjalnych strat dla firmy, a przede wszystkim zgodność z przepisami sprawiają, że jako pracodawca możesz spać spokojnie.
Przeczytaj również: