Jak ważny jest onboarding oraz w jaki sposób może być on usprawniony dzięki systemowi HR?

Prawidłowo przeprowadzony onboarding pozwoli Twojej firmie szybciej odnosić korzyści związane z zatrudnieniem nowego pracownika, a ponadto będziesz przez niego postrzegany jako profesjonalista. Za to błędy popełnione na etapie wdrażania nowo zrekrutowanej osoby mogą wiele Cię kosztować – i to nie tylko wizerunkowo!

Onboarding to wdrożenie pracownika na nowe stanowisko pracy. Polega na poinformowaniu go, w jaki sposób funkcjonuje firma, jakie wartości są w niej wyznawane oraz na zapoznaniu z polityką i wewnętrznymi regulacjami. Obejmuje także przekazanie mu kodów dostępu do używanego w firmie sprzętu, przeszkolenie w zakresie BHP, poinformowanie o świadczeniach pozapłacowych.

To ważny proces, bo daje pracownikowi coś więcej, niż podstawowe informacje o działaniu firmy. Utwierdza go w przekonaniu, że jest dla organizacji ważny i że firmie zależy na tym, by poczuł się dobrze w nowym miejscu. Im szybciej zaaklimatyzuje się, tym szybciej zacznie efektywnie pracować, co przełoży się na zyski firmy.

Na prawidłowo przeprowadzony onboarding składa się szereg mniejszych działań. Dla działu kadr, który z reguły odpowiedzialny jest za ten proces, to obciążenie, zwłaszcza jeśli firma przyjmuje jednoczenie wielu nowych pracowników.

Na szczęście można go zautomatyzować, co jest korzystne nie tylko dla firmy, ale i nowego pracownika. Służą temu informatyczne systemy HR, które stanowią platformę dla wymiany informacji. Dlaczego warto?

Możliwość dokładnego zaplanowania procesu onboardingu

Nowoczesne programy HR umożliwiają tworzenie checklisty, która służy wypunktowaniu kolejnych elementów onboardingu i odhaczania tych, które zostały już wykonane. Dzięki temu dział kadr wie, na jakim etapie wdrażania znajduje się pracownik, a więc jakie informacje zostały mu już przekazane i w jakich szkoleniach wziął udział. Również nowy pracownik ma wgląd do „danych o postępie”.

Kontrolowanie, czy zostały już przeprowadzone wszystkie etapy onboardingu, jest szczególnie ważne, gdy w grę wchodzą działania, bez których pracownik nie może być dopuszczony do wykonywania obowiązków albo fizycznie nie może ich podjąć, gdyż nie uzyskał jakichś informacji lub dostępów.

Przed podjęciem codziennych obowiązków pracownik powinien wykonać badania oraz zostać przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Może się zdarzyć, że w chaosie zmian nie zostanie to dopilnowane.

Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi podczas wykonywania obowiązków, to pracodawca może ponieść odpowiedzialność za to, że dopuścił do pracy osobę bez przeszkolenia.

Jak widać, planowanie jest ważne i pomaga uniknąć kłopotów!

Pozytywne wrażenie wywarte na nowym pracowniku

Oczywiście, onboarding można zaplanować nawet bez korzystania z systemu informatycznego. W podstawowym wariancie nowy pracownik dostaje teczkę z najważniejszymi materiałami (kody dostępu, adres mailowy działu kadr i ewentualnie adres intranetu, jeśli firma go posiada).

Musi samodzielnie zapoznać się z informacjami, a o układzie budynku, zasadach rezerwowania salek konferencyjnych czy o ewentualnym dostępie do miejsc parkingowych ma dowiedzieć się od kolegów.

Wcześniej czy później nowy pracownik samodzielnie znajdzie odpowiedź na wszystkie pytania, ale czy nie postawi to firmy w złym świetle? Takie nieprofesjonalne działanie może nawet zrazić nowych pracowników do organizacji – zwłaszcza tych, którzy wcześniej pracowali w bardzo dobrze zarządzanych firmach i mają porównanie, jak wdrożenie tam wyglądało. Nie bez przyczyny mówi się, że pierwszego wrażenia nie można powtórzyć…

Szybszy onboarding nowych pracowników

Onboarding powinien przebiegać sprawnie. Ani pracownikowi nie zależy na przedłużonych procedurach, ani nie leży to w interesie firmy. Pracownik powinien otrzymać czytelne informacje, odebrać sprzęt wraz z kodami dostępu, a także zostać przeszkolony i rozpocząć pracę.

Przedłużanie onboardingu może mieć różne przyczyny. Może być skutkiem tego, że nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowego pracownika i „w wolnych chwilach” podejmują się tego różne osoby z działu kadr. Co robi wtedy pracownik? Czeka i ma poczucie, że jest w organizacji zbędny.

Opóźnienia mogą też wynikać z tego, że w firmie nie wykształcono zasad wdrażania i pracownicy kadr działają intuicyjnie. Brakuje im wiedzy, jak przeprowadzić proces.

Tego chaosu da się uniknąć, jeśli istnieje plan wdrożenia (o czym była już mowa) oraz możliwość odhaczania już zrealizowanych zadań (checklista).

Proces przebiegnie prawidłowo, a nowy pracownik bez zwłoki, za to wyposażony w komplet informacji, rozpocznie codzienne obowiązki.

Skuteczne i dokładne wdrażanie nowych pracowników

Skuteczny onboarding to taki, który zapewnia pracownikowi maksimum wiedzy w krótkim czasie (co nie znaczy, że można go przeprowadzić „po łebkach” – to nie wyścig!).

Dzięki temu pracownik nie czuje się zagubiony. Rozumie sposób działania firmy, potrafi się poruszać po budynku, od razu może zalogować się do firmowych systemów. Nie musi dopytywać o wszytko nowych kolegów, nie odmówi też wykonania zadania tylko dlatego, że nie został do czegoś wdrożony.

Skuteczny onboarding przynosi też korzyści w długiej perspektywie. Porażką dla całego obowiązującego w firmie systemu wdrażania będzie sytuacja, w której pracownik przyzna, że przez kilka miesięcy nie mógł w pełni rozwinąć skrzydeł, bo brakowało mu jakichś podstawowych, jak się po czasie okazało, informacji. Niestety, skutki nieprawidłowego wdrożenia mogą dawać o sobie znać nawet długi czas po zatrudnieniu.

Mniejsze obciążenie pracą osoby wdrażającej nowego pracownika

W większości firm wdrożenie nowych pracowników to zadanie kadr, choć w mniejszych przedsiębiorstwach może być za to odpowiedzialny kierownik albo menedżer. Niezależnie od tego, kto się tym zajmuje, onboarding wymaga czasu i odciąga osobę dokonującą go od innych zadań.

Jest to szczególnie trudne, gdy jednocześnie firma przyjmuje wielu nowych pracowników. O ile część działań można przeprowadzić dla większej grupy (np. szkolenie bhp), to jednak dobrze, by każdy zainteresowany mógł zadać pytania i zostać wysłuchany.

Na onboarding składają się także działania, których pracownik nie widzi, a które związane są przede wszystkim z raportowaniem. Im bardziej można odciążyć pracownika kadr od uzupełniania tabelek, wypełniania dokumentów i kontrolowania, które działania zostały już przeprowadzone, a które jeszcze czekają na realizację, tym lepiej.

Zaoszczędzony na tym czas będzie mógł przeznaczyć na rozmowy z pracownikami albo realizację innych zadań. To zwiększy komfort jego pracy – przecież nikt nie lubi pracować w pośpiechu i stresie! – a i Ty, jako pracodawca, zaoszczędzisz.

Możliwość przejrzystego analizowania postępów procesu onboardingu

Idealnie, jeśli cały proces jest zautomatyzowany i w specjalnie zaprojektowanym systemie, dostosowanym do potrzeb konkretnej firmy, można kontrolować postęp wdrażania (wspomniana już checklista, która pokazuje, na jakim etapie onboardingu znajduje się pracownik).

Nowy pracownik powinien mieć dostęp do tej listy (najlepiej poprzez aplikację w telefonie), by samodzielnie mógł kontrolować, czy przekazano mu już komplet informacji, dokumentów i kodów.

Dzięki temu, że dział kadr ma dostęp do systemu, nie musi pytać pracownika, na jakim etapie wdrożenia się znajduje. Wszystkie dane ma na wyciągnięcie ręki.

Jak widać, prawidłowo przeprowadzone wdrożenie jest nie do przecenienia. Usprawnia procedury i pozwala uniknąć błędów, za które ostatecznie i tak zapłaci firma.

Na rynku jest dostępnych wiele programów wspierających proces onboardingu. Czym kierować się przy wyborze? Warto sięgnąć po system, który został sprawdzony przez setki firm. Takim systemem jest HR Panorama.

Od 15 lat wprowadza na rynek nowoczesne programy kadrowe, które ułatwiają zarządzanie pracownikami, rozliczanie czasu pracy, a także wspierają rekrutację i onboarding nowych pracowników.