Jak efektywnie zarządzać ludźmi w nowoczesnej firmie?

Praca zespołowa

Stwierdzenie, że firma to ludzie, brzmi banalnie, ale tak właśnie jest. Nawet najlepszy produkt czy usługa nie będą miały szans na rynku, jeśli nie będzie za nimi stać zmotywowany, lojalny i gotowy do pracy zespół ludzi, którzy wierzą w to, co robią. Aby wykorzystać potencjał zespołu, firma musi w odpowiedni sposób nim pokierować. Jak zarządzać talentami, by przyniosło to korzyści i przedsiębiorstwu, i zatrudnionym?

Mówi się, że pracownicy przychodzą do firmy, ale odchodzą od szefa. Początkom pracy z reguły towarzyszy entuzjazm i chęć zaprezentowania się z jak najlepszej strony. Niekiedy szefostwo zakłada, że pracownicy zawsze będą tak samo zmotywowani jak w pierwszych tygodniach. Zapominają jednak, że zaangażowanie zaczyna spadać, gdy zatrudnieni czują, że są źle traktowani, ich potrzeby są ignorowane, a oni sami spychani do roli pionków wykonujących zlecone zadania.

Tym, co motywuje ludzi, są pieniądze i świadczenia pracownicze, ale nie mniej ważna jest także kultura pracy i to, w jaki sposób kształtowane są zasady współpracy w zespole.

Skuteczne sposoby zarządzania ludźmi w firmie

Koncepcje dotyczące tego, w jaki sposób najskuteczniej zarządzać pracownikami, tworzą naukowcy w katedrach zarządzania, ale na codzienne warunki „przekładają” je menadżerowie, którzy znają specyfikę konkretnej firmy.

Naukowcy wyodrębnili co najmniej kilkanaście sposobów zarządzania pracownikami, ale nie przesądzają, że któryś z nich jest wyraźnie lepszy od innych. Wiele zależy od branży, ale też kraju. Inne normy przyjęte są w Japonii, a inne w Polsce czy w Szwecji.

W Europie od kilkunastu lat odchodzi się od „twardych rządów dyrektorskich”, które zakładały, że to zwierzchnik dyktuje zasady, a pracownicy je realizują. Ta koncepcja zakłada nieomylność szefa; to co on powie, nie podlega dyskusji. Na pewno usprawnia to procesy decyzyjne, ale jest frustrujące dla tych pracowników, którzy chcieliby mieć wpływ na kierunek, w jakim podąża firma.

Współcześni menadżerowie próbują pogodzić konieczność kierowania zespołem (przecież nie można każdej kwestii poddawać pod „referendum pracownicze”) z umożliwianiem zatrudnionym wyrażania swojego zdania. Spotkania, ankiety satysfakcji, anonimowe zbieranie opinii na temat różnych pomysłów mają służyć temu, by pracownicy mogli zabrać głos. Daje im to pewną sprawczość i poczucie, że szefostwo liczy się z ich zdaniem.

Inną sprawą jest to, na ile te opinie rzeczywiście są brane pod uwagę przez firmę. Jeśli pracownicy zorientują się, że pytanie ich o opinie to działanie pozorowane, przestaną na poważnie podchodzić do takich dyskusji i poczują się zignorowani.

Sprawny menadżer wie, że nie ma jednego i zawsze słusznego sposobu zarządzania pracownikami. Będzie go modyfikował w zależności od potrzeb, ale musi też pamiętać, by wcześniej poinformować pracowników o tym, że nastąpi jakaś zmiana w sposobie komunikacji.

Jeśli bez ostrzeżenia zmodyfikuje jakieś przyjęte zasady, pracownicy słusznie będą mogli czuć się zagubieni. Gdy do „zmiany zasad gry w trakcie gry” będzie dochodziło regularnie, pracownicy mogą przestać ufać przełożonemu, a raz utracone zaufanie trudno odbudować.

Profesjonalny onboarding pracowników – przekazanie wiedzy oraz komfortowa aklimatyzacja

Okazję do poinformowania pracownika o sposobach zarządzania, jakie obowiązują w firmie, jest proces onboardingu, czyli wdrażania do obowiązków. Przez tych kilkanaście dni, a może kilka tygodni – w zależności od praktyki przyjętej przez firmę – nowo zatrudniony uczy się obowiązujących procesów. Zapoznaje się z wykorzystywanymi w firmie systemami komunikacji, ale też dowiaduje się o kulturze pracy, o sposobie sygnalizowania wątpliwości i rozstrzyganiu ich. 

Profesjonalny onboarding obejmuje nie tylko przekazanie nowym pracownikom wiedzy o firmie, ale także pozwala im skutecznie się zaaklimatyzować. Podwaliny pod ten cel można zacząć budować jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Już w okresie po podpisaniu umowy, ale przed rozpoczęciem pracy, osoba odpowiedzialna za onboarding może zacząć wdrażać pracownika do nowej rzeczywistości.

Dołączenie kandydata do listy mailingowej i przesyłanie mu informacji z życia firmy to dwa przykładowe działania, ale równie ważne jest nawiązanie osobistej relacji. Przełożony może w oczekiwaniu na pracownika skontaktować się z nim mailowo lub telefonicznie, zapytać o samopoczucie przed rozpoczęciem współpracy i zapytać, czy od ostatniego etapu rekrutacji nie pojawiły się jakieś pytania i wątpliwości.

Onboarding pracowników

Zarządzanie czasem pracy pracowników – czy musi to być uciążliwe?

Gdy zespół pracuje i wykonuje zlecone zadania, ktoś inny musi kontrolować, czy terminowo wypłacane są wynagrodzenia, czy prawidłowo wyliczono pracownikowi dni wolne od pracy, czy uwzględniono niewykorzystane dni urlopowe z zeszłego roku oraz czy pracownik w danym okresie rozliczeniowym nie przepracował więcej niż wynosi maksymalna liczba godzin… Słowem – dział kadr czuwa nad tym, by pracownicy nie czuli się nieuczciwie potraktowani i oszukani.

Przepisy regulujące czas pracy, wyliczanie składników wynagrodzeń czy dni wolnych z innych tytułów niż urlopy przewidziane w kodeksie pracy są skomplikowane i często się zmieniają. Przez nieuwagę lub nieznajomość najnowszych przepisów łatwo o błędy, ale można ich uniknąć, jeśli pracownicy działu kadr korzystają z nowoczesnych systemów, które zbierają wszystkie informacje o pracownikach i pozwalają szybko dotrzeć do potrzebnych danych za różne okresy.

Szereg funkcji ułatwiających zarządzanie czasem pracy posiada program HR Panorama. Umożliwia między innymi tworzenie kart zawierających komplet informacji o urlopach, pracy zdalnej, realizowanych projektach, nadgodzinach.

Dzięki synchronizacji systemu z kalendarzem pracownika, nieobecność zostanie zapisana, nawet jeżeli pracownik zapomni wprowadzić ją bezpośrednio do comiesięcznego rozliczenia. Przypominanie pracownikom o wypełnianiu kart czasu pracy to marnowanie czasu pracownika kadr. Mając system HR Panorama, nie musi już pisać maili z przypomnieniem i odrywać się od innych ważnych zadań.

Jak ważne jest posiadanie łatwo dostępnych informacji o pracownikach?

W przeszłości dokumenty zawierające informacje o pracowniku przechowywane były w papierowych teczkach. Większość firm odeszła od nich na rzecz katalogowania danych w przeznaczonych do tego systemach informatycznych. Dzięki temu znalezienie potrzebnej informacji zajmuje mniej czasu, nie wspominając już o tym, że nie trzeba fizycznie przechowywać teczek. Modyfikacja danych (na przykład dodanie informacji o nowych umiejętnościach, które zdobył zatrudniony) zajmuje chwilę.

System HR Panorama umożliwia dodawanie i wpisywanie informacji związanych z rozwojem pracownika (językami, którymi się posługuje, edukacją, historią zatrudnienia). To spójny system, więc dane z innych modułów, takich jak inwentarz, są również dostępne w karcie pracownika.

Cała ścieżka kariery pracowników znajduje się w jednym, łatwym w obsłudze narzędziu, a centralna cyfrowa biblioteka dokumentów powiązana z innymi modułami pomaga błyskawicznie znaleźć to, czego szuka kadrowiec albo menadżer.

Informacje zapisane w systemie są dostępne dla więcej niż jednej osoby z wielu urządzeń. Dokumenty są szyfrowane i zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób.

Pracownicy w biurze

HR Panorama – nowoczesny system HR znacząco usprawniający zarządzanie pracownikami

System HR Panorama to owoc 15 lat doświadczeń na polskim rynku HR. System ułatwia zarządzanie pracownikami zarówno w korporacji, jak i małej firmie. Łączy w sobie zalety wielu narzędzi, a do tego jest prosty w obsłudze. Wszystkie części systemu współpracują ze sobą, więc komplet informacji o pracownikach znajduje się w jednym miejscu. Informacje są szyfrowane i tak zabezpieczone, że nie dostaną się w ręce osoby niepowołanej.

Korzystanie z systemu jest intuicyjne. Automatyzacja i cyfryzacja dokumentów oraz inne funkcje systemu HR Panorama usprawniają codzienną pracę działów HR i pomagają uniknąć błędów.

System HR Panorama jest na bieżąco aktualizowany, tak by zapewnić zgodność formularzy i procedur ze zmieniającymi się przepisami prawnymi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

x