Stwierdzenie, że firma to ludzie, brzmi banalnie, ale tak właśnie jest. Nawet najlepszy produkt czy usługa nie będą miały szans na rynku, jeśli nie będzie za nimi stać zmotywowany, lojalny i gotowy do pracy zespół ludzi, którzy wierzą w to, co robią. Aby wykorzystać potencjał zespołu, firma musi w odpowiedni sposób nim pokierować. Jak zarządzać talentami, by przyniosło to korzyści i przedsiębiorstwu, i zatrudnionym?
Mówi się, że pracownicy przychodzą do firmy, ale odchodzą od szefa. Początkom pracy z reguły towarzyszy entuzjazm i chęć zaprezentowania się z jak najlepszej strony. Niekiedy szefostwo zakłada, że pracownicy zawsze będą tak samo zmotywowani jak w pierwszych tygodniach. Zapominają jednak, że zaangażowanie zaczyna spadać, gdy zatrudnieni czują, że są źle traktowani, ich potrzeby są ignorowane, a oni sami spychani do roli pionków wykonujących zlecone zadania.
Tym, co motywuje ludzi, są pieniądze i świadczenia pracownicze, ale nie mniej ważna jest także kultura pracy i to, w jaki sposób kształtowane są zasady współpracy w zespole.
Skuteczne sposoby zarządzania ludźmi w firmie
Koncepcje dotyczące tego, w jaki sposób najskuteczniej zarządzać pracownikami, tworzą naukowcy w katedrach zarządzania, ale na codzienne warunki „przekładają” je menadżerowie, którzy znają specyfikę konkretnej firmy.
Naukowcy wyodrębnili co najmniej kilkanaście sposobów zarządzania pracownikami, ale nie przesądzają, że któryś z nich jest wyraźnie lepszy od innych. Wiele zależy od branży, ale też kraju. Inne normy przyjęte są w Japonii, a inne w Polsce czy w Szwecji.
W Europie od kilkunastu lat odchodzi się od „twardych rządów dyrektorskich”, które zakładały, że to zwierzchnik dyktuje zasady, a pracownicy je realizują. Ta koncepcja zakłada nieomylność szefa; to co on powie, nie podlega dyskusji. Na pewno usprawnia to procesy decyzyjne, ale jest frustrujące dla tych pracowników, którzy chcieliby mieć wpływ na kierunek, w jakim podąża firma.
Współcześni menadżerowie próbują pogodzić konieczność kierowania zespołem (przecież nie można każdej kwestii poddawać pod „referendum pracownicze”) z umożliwianiem zatrudnionym wyrażania swojego zdania. Spotkania, ankiety satysfakcji, anonimowe zbieranie opinii na temat różnych pomysłów mają służyć temu, by pracownicy mogli zabrać głos. Daje im to pewną sprawczość i poczucie, że szefostwo liczy się z ich zdaniem.
Inną sprawą jest to, na ile te opinie rzeczywiście są brane pod uwagę przez firmę. Jeśli pracownicy zorientują się, że pytanie ich o opinie to działanie pozorowane, przestaną na poważnie podchodzić do takich dyskusji i poczują się zignorowani.
Sprawny menadżer wie, że nie ma jednego i zawsze słusznego sposobu zarządzania pracownikami. Będzie go modyfikował w zależności od potrzeb, ale musi też pamiętać, by wcześniej poinformować pracowników o tym, że nastąpi jakaś zmiana w sposobie komunikacji.
Jeśli bez ostrzeżenia zmodyfikuje jakieś przyjęte zasady, pracownicy słusznie będą mogli czuć się zagubieni. Gdy do „zmiany zasad gry w trakcie gry” będzie dochodziło regularnie, pracownicy mogą przestać ufać przełożonemu, a raz utracone zaufanie trudno odbudować.
Profesjonalny onboarding pracowników – przekazanie wiedzy oraz komfortowa aklimatyzacja
Okazję do poinformowania pracownika o sposobach zarządzania, jakie obowiązują w firmie, jest proces onboardingu, czyli wdrażania do obowiązków. Przez tych kilkanaście dni, a może kilka tygodni – w zależności od praktyki przyjętej przez firmę – nowo zatrudniony uczy się obowiązujących procesów. Zapoznaje się z wykorzystywanymi w firmie systemami komunikacji, ale też dowiaduje się o kulturze pracy, o sposobie sygnalizowania wątpliwości i rozstrzyganiu ich.
Profesjonalny onboarding obejmuje nie tylko przekazanie nowym pracownikom wiedzy o firmie, ale także pozwala im skutecznie się zaaklimatyzować. Podwaliny pod ten cel można zacząć budować jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Już w okresie po podpisaniu umowy, ale przed rozpoczęciem pracy, osoba odpowiedzialna za onboarding może zacząć wdrażać pracownika do nowej rzeczywistości.
Dołączenie kandydata do listy mailingowej i przesyłanie mu informacji z życia firmy to dwa przykładowe działania, ale równie ważne jest nawiązanie osobistej relacji. Przełożony może w oczekiwaniu na pracownika skontaktować się z nim mailowo lub telefonicznie, zapytać o samopoczucie przed rozpoczęciem współpracy i zapytać, czy od ostatniego etapu rekrutacji nie pojawiły się jakieś pytania i wątpliwości.
Zarządzanie czasem pracy pracowników – czy musi to być uciążliwe?
Gdy zespół pracuje i wykonuje zlecone zadania, ktoś inny musi kontrolować, czy terminowo wypłacane są wynagrodzenia, czy prawidłowo wyliczono pracownikowi dni wolne od pracy, czy uwzględniono niewykorzystane dni urlopowe z zeszłego roku oraz czy pracownik w danym okresie rozliczeniowym nie przepracował więcej niż wynosi maksymalna liczba godzin… Słowem – dział kadr czuwa nad tym, by pracownicy nie czuli się nieuczciwie potraktowani i oszukani.
Przepisy regulujące czas pracy, wyliczanie składników wynagrodzeń czy dni wolnych z innych tytułów niż urlopy przewidziane w kodeksie pracy są skomplikowane i często się zmieniają. Przez nieuwagę lub nieznajomość najnowszych przepisów łatwo o błędy, ale można ich uniknąć, jeśli pracownicy działu kadr korzystają z nowoczesnych systemów, które zbierają wszystkie informacje o pracownikach i pozwalają szybko dotrzeć do potrzebnych danych za różne okresy.
Szereg funkcji ułatwiających zarządzanie czasem pracy posiada program HR Panorama. Umożliwia między innymi tworzenie kart zawierających komplet informacji o urlopach, pracy zdalnej, realizowanych projektach, nadgodzinach.
Dzięki synchronizacji systemu z kalendarzem pracownika, nieobecność zostanie zapisana, nawet jeżeli pracownik zapomni wprowadzić ją bezpośrednio do comiesięcznego rozliczenia. Przypominanie pracownikom o wypełnianiu kart czasu pracy to marnowanie czasu pracownika kadr. Mając system HR Panorama, nie musi już pisać maili z przypomnieniem i odrywać się od innych ważnych zadań.
Jak ważne jest posiadanie łatwo dostępnych informacji o pracownikach?
W przeszłości dokumenty zawierające informacje o pracowniku przechowywane były w papierowych teczkach. Większość firm odeszła od nich na rzecz katalogowania danych w przeznaczonych do tego systemach informatycznych. Dzięki temu znalezienie potrzebnej informacji zajmuje mniej czasu, nie wspominając już o tym, że nie trzeba fizycznie przechowywać teczek. Modyfikacja danych (na przykład dodanie informacji o nowych umiejętnościach, które zdobył zatrudniony) zajmuje chwilę.
System HR Panorama umożliwia dodawanie i wpisywanie informacji związanych z rozwojem pracownika (językami, którymi się posługuje, edukacją, historią zatrudnienia). To spójny system, więc dane z innych modułów, takich jak inwentarz, są również dostępne w karcie pracownika.
Cała ścieżka kariery pracowników znajduje się w jednym, łatwym w obsłudze narzędziu, a centralna cyfrowa biblioteka dokumentów powiązana z innymi modułami pomaga błyskawicznie znaleźć to, czego szuka kadrowiec albo menadżer.
Informacje zapisane w systemie są dostępne dla więcej niż jednej osoby z wielu urządzeń. Dokumenty są szyfrowane i zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób.
HR Panorama – nowoczesny system HR znacząco usprawniający zarządzanie pracownikami
System HR Panorama to owoc 15 lat doświadczeń na polskim rynku HR. System ułatwia zarządzanie pracownikami zarówno w korporacji, jak i małej firmie. Łączy w sobie zalety wielu narzędzi, a do tego jest prosty w obsłudze. Wszystkie części systemu współpracują ze sobą, więc komplet informacji o pracownikach znajduje się w jednym miejscu. Informacje są szyfrowane i tak zabezpieczone, że nie dostaną się w ręce osoby niepowołanej.
Korzystanie z systemu jest intuicyjne. Automatyzacja i cyfryzacja dokumentów oraz inne funkcje systemu HR Panorama usprawniają codzienną pracę działów HR i pomagają uniknąć błędów.
System HR Panorama jest na bieżąco aktualizowany, tak by zapewnić zgodność formularzy i procedur ze zmieniającymi się przepisami prawnymi.